Software gestionale: cos’è, com’è strutturato e come funziona

Un software gestionale è un programma su computer che permette di automatizzare i processi di gestione all’interno delle aziende per facilitarne il controllo.

Solitamente questo comprende la contabilità, la gestione magazzino, la gestione clienti e fornitori, l’analisi delle statistiche, la creazione delle etichette, la gestione sconti e offerte, Sell-in/Sell-out e la gestione delle specifiche di ogni singolo prodotto.

Forniremo delle informazioni di base che potranno aiutare anche un neofita ad avere un’idea generale di come funziona un gestionale e di come potrebbe adattarsi alla sua categoria commerciale.

Come caricare gli articoli sul software gestionale

Un software gestionale dovrebbe avere una sezione per caricare gli articoli con varie categorie a cui questi ultimi dovranno essere assegnati, inoltre dovrebbe contenere delle specifiche selezionabili e associabili a quel determinato prodotto, come ad esempio taglia e colore, se si tratta di abbigliamento, oppure lunghezza, peso o altre specifiche, se si tratta di un ferramenta o altro.

Il caricamento dei prodotti può essere fatto manualmente, uno per uno, o può essere fatto in automatico attraverso dei fogli elettronici che contengono tutti i dati; questi solitamente vengono messi a disposizione dai fornitori.

Tutto parte da qui, visto che per poter gestire i prodotti e il negozio è necessario avere le anagrafiche e tutti i dati all’interno del programma gestionale, altrimenti rimane una calcolatrice senza numeri con cui fare i conti.

Come associare un codice a barre ad un articolo con il software gestionale

Quando inseriamo un nuovo prodotto, il programma dovrebbe poter creare in automatico un nuovo codice a barre e un codice SKU (codice interno per l’identificazione dei prodotti) o permettere all’utente, nel caso in cui il prodotto avesse già un suo codice, di inserirlo manualmente.

Da quel momento in poi sarà possibile tenere traccia dei movimenti di quel prodotto.

Questo è utile per conoscere informazioni tipo: quanti di quegli articoli sono stati venduti?

Quanti ne ho ancora da vendere?

Quante taglie “M”, ad esempio, sono rimaste?

Oppure, quanti modelli color “nero” ho ancora in magazzino?

Oppure: ma se avevo 10 maglioni blu e ne ho venduto 5, perché nello stock ne risultano solo 4?

Tenere tutto questo sotto controllo vi farà risparmiare tempo e soldi.

Tutto ciò, naturalmente, entra in gioco quando si ha a che fare con un numero considerevole di prodotti.

Fondamentalmente, un negoziante che gestisce 50-100 prodotti non ha bisogno di un gestionale, ma può usare un taccuino o al massimo un foglio elettronico di Microsoft Excel.

Gestione del magazzino con il programma gestionale

Il magazzino è il cuore del negozio.

Grazie a un programma gestionale è possibile gestire in modo quasi totale il controllo di tutto il magazzino e gli articoli in esso contenuti.

Conoscere in tempo reale il movimento di qualsiasi articolo è molto importante; se arriva in negozio un cliente che sta cercando il prodotto “x” che non avete in esposizione, dovete sapere se nel magazzino ne sono rimasti degli esemplari oppure no.

Per questo non serve una sfera di cristallo; lo si può fare semplicemente con un paio di click utilizzando un programma gestionale.

Monitorare le statistiche con il programma gestionale

Le statistiche mostrano l’andamento di un fenomeno in relazione al tempo, niente di più complicato.

Attraverso le statistiche è possibile monitorare l’andamento (trend) del negozio, in modo tale da sapere come muoversi e dove investire, oltre a poter prevedere, in una certa misura, come andranno le cose.

L’utilità del Sell-in/Sell-out con il software gestionale

Oggi come oggi i software gestionali più completi contengono anche la statistica Sell-in/Sell-out, che indica fondamentalmente la relazione tra le merci acquistate e le merci vendute in un periodo di tempo.

Questa è la sua definizione generale, ma un negoziante per poter operare ha bisogno di ulteriori informazioni utili più specifiche:

• quali prodotti sono stati ordinati
• quali prodotti sono stati acquistati
• quali prodotti sono effettivamente arrivati
• quali dei prodotti che sono effettivamente arrivati sono stati venduti
• qual è il margine di guadagno su quel prodotto
• quali sono gli articoli più venduti
• quali sono i gli articoli venduti meno
• ecc.

Tutte queste informazioni forniscono ad un negoziante un quadro generale della situazione e lo aiutano nel decidere su cosa investire, quali merci riordinare, su quali prodotti applicare gli sconti e quali prodotti promuovere.

Per il cervello dell’azienda queste informazioni sono di inestimabile valore.

Inizialmente Sell-in e Sell-out venivano utilizzate solamente nel campo dell’abbigliamento, mentre ora sono prese in considerazione in tutti i settori commerciali.

Gestione dei documenti con il software gestionale

Molte delle azioni che si svolgono all’interno ed all’esterno di un attività commerciale richiedono l’ utilizzo di Documenti.

Questi sono: DDT (Documenti di Trasporto), ordini, fatture in entrata e in uscita, fatture accompagnatorie, fatturazione elettronica, scontrini fiscali.

Si dovrebbero poter gestire tutti questi tipi di documenti a seconda della necessità e il tutto dovrebbe essere collegato al magazzino in modo che le merci possano essere automaticamente scorporate dallo stock o meno in base al tipo di documento.

Ad esempio se facciamo un DDT, una Fattura accompagnatoria, uno scontrino fiscale (o qualsiasi altro documento che indica che le merci stanno uscendo dal negozio) che include 10 articoli, questi dovranno essere allo stesso tempo sottratti dallo stock con una causale associata come motivo del loro spostamento.

Un’altra necessità è che tali documenti rimangano salvati nella memoria del software gestionale, in modo da essere recuperati per qualsiasi evenienza.

Se ad esempio un cliente ha perso la fattura e ne vuole un altra copia, potete stampargliela, oppure si possono utilizzare fatture o scontrini per risalire a tutti i movimenti di un determinato articolo.

In realtà ci sono svariati modi con cui si può utilizzare questa funzione.

Come gestire i clienti e i fornitori con il software gestionale

La gestione dei clienti e dei fornitori permette di effettuare la registrazione di tutti i dati e delle informazioni fra cui indirizzi, Partita IVA, numeri di telefono e tutte le anagrafiche complete.

A cosa serve tutto ciò?

Questo serve più che altro come banca dati.

Vediamolo da un punto di vista pratico.

Ad esempio se permettiamo che un cliente compri qualcosa a rate dal nostro negozio oppure ha comprato qualcosa di abbastanza costoso che pagherà in tre volte a 30/60/90 giorni, dopo aver registrato tutti i suoi dati possiamo inserirlo in uno scadenzario e, passati i primi 30 giorni, il programma ci ricorderà quando il cliente deve pagare, in base ai tempi prestabiliti.

Oppure lo potremo utilizzare per fare un riordino delle merci con uno dei nostri fornitori, e questo vi assicuro che farà risparmiare un sacco di tempo.

Tale sezione per la gestione dei clienti e dei fornitori dovrebbe avere anche la funzione per la “prima nota”.

Come sincronizzare più negozi con il software gestionale

Per chi avesse più negozi sarebbe buono acquistare un programma gestionale che permetta la sincronizzazione dei vari punti vendita con il magazzino.

Questo viene realizzato tramite una rete aziendale, collegata ad una rete internet che mette in comunicazione i vari terminali in modo che ci sia un aggiornamento costante di tutti i movimenti e le vendite o acquisti delle merci.

In questo modo, da una qualsiasi postazione o punto vendita un responsabile o il proprietario dei negozi può monitorare le vendite e vedere quanto ha incassato e cosa ha venduto il negozio “x” in qualsiasi momento della giornata, oppure quale commesso vende di più o se di un determinato modello è rimasto ancora qualche articolo, magari in un certo punto vendita o magazzino, oltre a tante altre funzioni di questo tipo che possono essere sfruttate senza la necessità di andare fisicamente nel punto vendita.

Come gestire le vendite con il software gestionale

Un buon gestionale dovrebbe includere in sé un’interfaccia da cui gestire le vendite al banco.

Solitamente si collega una pistola scanner a raggi infrarossi al computer, con la quale si può “sparare” il codice a barre e automaticamente il prodotto viene aggiunto alla lista degli articoli nella schermata, con il suo nome e tutte le sue caratteristiche.

Tutto ciò viene controllato dalla sezione per la gestione delle vendite del programma gestionale.

Dopodiché è possibile stampare lo scontrino, fattura, ecc., con una cassa o una stampante apposita collegata alla postazione di vendita.

Come possiamo notare, questa è una parte vitale del programma gestionale.

In qualsiasi momento possiamo modificare o stornare i prodotti di quella vendita.

Il fatto che tutto ciò sia collegato al software gestionale offre il vantaggio di avere un inventario di tutti i prodotti aggiornato in tempo reale, e questo incrementa il controllo che possiamo esercitare sul negozio con il minor sforzo possibile.

Inoltre, tramite questa funzione si possono dividere gli articoli in reparti.

Ad ogni reparto si può associare una percentuale di IVA in base alla sua categoria, visto che in base alla categoria cambia anche l’IVA.

Come gestire le stampe con il software gestionale

Non sarebbe del tutto irragionevole chiedere che il gestionale si occupi anche della preparazione delle stampe come etichette, sconti, documenti ecc.

Tutti i documenti (come fatture, documenti di trasporto, inventario, ecc.) e i materiali di promozione (come etichette per gli sconti, brochure, preventivi, ecc.) dovrebbero poter essere stampati da questa sezione del gestionale.

Sicuramente la stampa di un documento con il logo e tutti i dati relativi all’azienda, come indirizzo, Partita IVA, ecc., oltre a dare un aspetto professionale, potrebbe in una certa misura promuovere l’azienda stessa, quindi è di per sé un punto a favore.

Questa sezione potrebbe svolgere molte altre funzioni.

Qui ne sono state prese in considerazione solo alcune.

Tutto ciò che è stato esposto qui sopra è più o meno un’idea generale di come dovrebbe essere strutturato e come dovrebbe funzionare un gestionale.

Secondo te, quali ulteriori sezioni dovrebbe avere un gestionale?